Entrée en vigueur le 25 mai 2018, le Règlement général sur la protection des données (RGPD) concerne la bonne gestion des données personnelles des tiers par les entreprises. Dans un monde digital où la maîtrise des données est devenue le nerf de la guerre, veiller à la protection des données sensibles qui circulent entre vos mains est un gage de sécurité tout autant qu’un devoir pour les entreprises d’aujourd’hui. Alors pourquoi est-il plus judicieux de choisir une société de recyclage spécialisée plutôt qu’une déchetterie dans leur destruction ? On vous explique tout !
Pour mémoire, cette réglementation vous engage sur trois temps. La collecte des données personnelles. Leur protection au sein de l’entreprise. Et enfin, leur destruction, qu’elles soient sous forme de données imprimées ou dématérialisées.
Chaque étape fait l’objet d’un processus précis, réglementé par le RGPD. Par exemple, informer les tiers concernés de l’utilisation de leurs données (qu’ils vous soumettent volontairement ou indirectement). Veiller à la sécurisation de ces données. Mais également, en assurer une traçabilité irréprochable jusqu’à leur complète destruction. Et gare aux mauvais élèves ! Le RGPD prévoit des sanctions notables pour les entreprises qui ne respectent pas la réglementation. Ces sanctions peuvent aller jusqu’à des millions d’euros. Et oui, ce n’est pas rien !
Dans l’article ci-dessous nous allons donc comprendre ensemble les enjeux autour du RGPD. Et nous attacher plus particulièrement aux obligations concernant la destruction des documents confidentiels ou archives obsolètes qui vous incombent, en tant qu’entreprise.
En quoi sommes-nous tous concernés par le RGPD ?
Bien que le RGPD puisse être perçu par beaucoup d’entreprises comme une contrainte, du fait de l’apparente lourdeur des processus obligatoires, son bon respect est aujourd’hui plus que jamais devenu une responsabilité. En effet, le RGPD nous concerne tous. Que ce soit dans notre cadre professionnel certes. Mais également en tant que particulier “client” ou “patient” d’une autre structure. En effet, découvrons-ça ensemble ci-dessous.
En tant que particulier
Vous disposez forcément de données sensibles. Par exemple, cartes vitales, bulletins de salaire, papiers de sécurité sociale, anciens chéquiers… Mais aussi des datas immatérielles qui prennent différentes formes. Des habitudes de fréquentations qui sont collectées lorsque vous naviguez sur un site. Ou des données liées à vos réseaux sociaux ou à vos recherches (réseau, centres d’intérêts…). Ou enfin, des données concernant vos fréquentations ou cercles d’amis. Etc.
Et indirectement, de fil en aiguille, les algorithmes parviennent facilement à déterminer tout un pan de votre vie. Quelles sont vos orientations sexuelles ? Vos orientations politiques. Etc.
L’accessibilité de ces données au Grand Public pose premièrement la question du respect de votre vie privée mais aussi de l’égalité de vos chances. Des informations qui pourraient par exemple faire pencher la balance vers un autre candidat par un recruteur peu scrupuleux lors d’une candidature ou d’un appel d’offres. Ce n’est pas pour rien que certaines questions à caractère personnel sont par ailleurs interdites lors des entretiens RH…
Ensuite, cela peut engendrer un fort risque de vol d’identité à des fins commerciales. Par la revente de ces données personnelles à des tiers par exemple à des fins de publicité, spam ou prospection. Cela n’est jamais très agréable de se faire “saturer” voire “harceler” par les prospectus, les mails, et les appels téléphoniques à toute heure.
Pire, le vol de ces données peut aboutir à des fins frauduleuses via l’usurpation d’identité. C’est l’utilisation de données personnelles propres à vous identifier sans votre accord. Une fois volées, ces informations peuvent servir aux usurpateurs pour nuire à votre réputation, réaliser des opérations financières ou commettre des actes répréhensibles en votre nom. Par exemple : exécuter des achats, souscrire à un crédit, prétendre à des aides sociales etc. Souvent traumatisantes, ces attaques engendrent une charge mentale conséquente pour les victimes, épuisées de devoir prouver leur identité.
Et pourtant, vous êtes quotidiennement amené à “faire confiance” et à confier vos données à des tiers, que ce soit dans le cadre de votre vie professionnelle ou lors d’un achat. En effet, toutes les entreprises d’aujourd’hui collectent des données personnelles. Ces données sont à la fois inévitables, indispensables au bon fonctionnement de l’entreprise, mais également un enjeu stratégique face à la concurrence. Le RGPD concerne de fait la totalité des entreprises européennes !
En tant qu’entreprise, quand est-ce que je collecte ces données ? Et comment intervient le RGPD ?
La réponse est… quotidiennement !
Les données concernant vos clients ? Patients ? Partenaires ?
Indispensable à toute activité, vous possédez très certainement des documents dits confidentiels et personnels. Ils peuvent prendre la forme de fichiers prospects, factures clients/fournisseurs, dossiers patients, RIB… Ou tous autres documents contenant des informations confidentielles à propos de vos clients. Ces données représentent pour les entreprises, le risque le plus élevé en matière de vol ou de sanctions. Le RGPD prévoit en effet un règlement très strict quant à l’utilisation de ces documents confidentiels – qui ne peut excéder 3 ans – et à la destruction de ceux-ci.
Vous employez des salariés ?
Fiches salariées, bulletins de salaire, informations relatives à la mutuelle, adresse personnelle, état civil, CV… Votre entreprise stocke dans ses archives (ou sa boîte mail) un grand nombre de documents relatifs à la vie privée de vos salariés. Votre responsabilité repose sur la confidentialité et le respect de ces données.
Ici, le RGDP impose un délai de conservation des différents documents. Par exemple, le stockage de documents concernant la gestion des paies ne peut excéder une durée de 5 ans. Passé ces délais, les documents doivent être détruits selon les processus imposés. Il est donc important d’effectuer un contrôle régulier quant à la gestion de ces données, afin de ne pas se laisser dépasser par le temps.
Vous possédez un site web ?
La collecte des cookies est devenue un enjeu stratégique pour comprendre votre audience et améliorer vos performances. Le simple fait de suivre votre audience via un Google Analytics ou un Pixel de suivi Facebook est considéré comme de la collecte de données et entre dans le cadre du RGPD. Le RGPD et la directive ePrivacy (ePR) affectent en effet la manière dont vous pouvez collecter et utiliser ces données. Elles doivent par exemple faire l’objet d’un consentement au départ. Et d’une traçabilité précise en cas de contrôle. Prévoyez également, pour vos clients, un moyen simple et rapide de vous contacter afin de leur permettre d’exercer leurs droits de suppression.
Et concernant les données relatives à votre propre entreprise ?
Enfin, certaines données sensibles relatives à votre propre activité ; plateforme de marque, stratégie interne, bilans, fichier de clientèles, fiches fournisseurs et prestataires… Toute une part vitale de votre activité que vous n’aimeriez très certainement pas voir tomber dans la main de la concurrence ! Ni à la vue de tous en déchetterie !
En tant qu’entreprise, en quoi suis-je responsable ?
Bien qu’ils puissent s’avérer obsolètes au fil du temps, ces documents confidentiels n’en restent pas moins une source potentielle d’informations essentielles qui peuvent être récupérées par des tiers. Comme vu précédemment, les conséquences peuvent être dramatiques pour les victimes. Il est donc absolument impossible de s’en débarrasser en les jetant simplement à la poubelle.
En effet, certains individus malintentionnés n’hésitent pas à fouiller dans des bennes ouvertes et non-sécurisées pour récupérer ces informations sensibles sur des documents partiellement détruits. C’est une méthode assez courante, et pourtant encore répandue, de vol de données. C’est ce pourquoi les entreprises ont un devoir de sécurisation envers les données collectées, stockées – mais aussi jetées – jusqu’à leur complète destruction.
Le processus de destruction implique certaines obligations relevant des entreprises telles que :
- Veiller à la sécurité des données confidentielles pendant la collecte via la location de bennes sécurisées par exemple.
- Veiller à la sécurité de ces données lors du transport vers leur site de destruction ou de valorisation.
- Assurer une traçabilité irréprochable en cas de contrôle jusqu’à leur complète destruction. En effet, selon le type de déchet, un certificat de destruction ou de traitement peut vous être demandé.
Qu’est-ce que mon entreprise risque en cas de non respect de la RGPD ?
Les sanctions entraînées par la CNIL sont dites graduelles car elles dépendent de l’importance des actions constatées, contraires au RGPD. Ces sanctions s’établissent en plusieurs étapes selon 4 degrés de gravité. Du simple avertissement, en passant par la mise en demeure et en dernière étape, aux sanctions administratives. Ces dernières peuvent aller de l’amende (plusieurs millions d’euros quand même !) jusqu’à l’emprisonnement en cas de récidive.
Au-delà des sanctions administratives, financières et pénales, un vol de données médiatisé entraîne aussi un sérieux bad buzz ! Cela représente une perte de confiance de sa communauté face à laquelle, elle pourrait ne jamais se relever.
Quelles solutions s’offrent aux entreprises pour une évacuation conforme de ses archives ?
Outre la durée de conservation “légale” imposée par le RGPD, ces archives encombrent vos locaux et bureaux. Comme vu précédemment, vous ne pouvez absolument pas jeter vos déchets à la poubelle. Et vous ne pouvez pas non plus les stocker indéfiniment. Quelle sont donc les différences entre les solutions qui s’offrent à vous ? Simple déchetterie ou société spécialisée en recyclage ? On vous explique tout.
Détruire vos archives en déchetterie
Une déchetterie se définit comme un espace aménagé accessible à TOUS (particuliers ou entreprises). Ces derniers peuvent venir déposer certains déchets n’étant pas pris en charge par la collecte en raison de leur volume ou de leur nature.
Ces dernières années, la réglementation se durcit autour de l’accès à la déchetterie. Les entreprises se voient en effet limitées dans le volume des déchets déposés. Et la tendance semble aller vers un renforcement encore plus strict de ces contraintes. Dans l’objectif de privilégier l’accès aux déchetteries aux particuliers principalement.
Qui plus est, la déchetterie ne prévoit AUCUNEMENT de destruction de déchets de manière confidentielle. Les containers sont systématiquement ouverts pour en faciliter l’accès et les documents déposés à la vue de tous. C’est pourquoi dans le cas de données sensibles, il est impératif de faire appel à une déchetterie.
Détruire vos archives par le biais d’une société de recyclage spécialisée, plutôt qu’en déchetterie
Une entreprise de recyclage spécialisée, à l’instar de Sud Recyclage, accueille, collecte et traite de nombreuses catégories de déchets de manière confidentielle avec des outils adaptés. Contrairement à une déchetterie qui reste un simple espace de dépôt, la société de recyclage spécialisée vous accompagne. Elle vous prodigue des conseils personnalisés selon les spécificités de votre activité. Elle est également soumise au respect de la réglementation en vigueur sur le recyclage des déchets (RGPD, traçabilité des données, tri des 8 flux etc.) en métropole et s’assure donc de son bon respect pour vous.
En effet, comme expliqué précédemment, les contraintes liées à la sécurisation des documents confidentiels jusqu’à leur complète destruction sont extrêmement restrictives. Aux contraintes RGPD s’ajoutent de nombreuses autres obligations environnementales régissant la gestion des déchets, toutes catégories confondues. Entre l’océan d’informations déjà en circulation et les actualisations régulières des lois et règlements sur la bonne gestion des déchets, il peut s’avérer très compliqué de s’y retrouver. Ou de mesurer les risques en cas de mauvaise application de ces décrets. Et la société de recyclage spécialisée veille pour vous à votre conformité, contrairement à la déchetterie.
À titre d’exemple, saviez-vous que le décret sur le tri des déchets selon les 5 flux s’est intensifié en janvier dernier ? Et qu’il passera encore un cran au-dessus dès janvier 2025 ? En effet, si vous ne le saviez pas déjà, ce décret oblige les entreprises de plus de 20 personnes à trier selon des flux précis dans des poubelles dédiées. Cette obligation, qui existe depuis le 1er juillet 2016, doit s’étendre à davantage de déchets avec l’entrée en vigueur du « décret 8 flux ». Ce décret se veut d’assurer une meilleure valorisation de l’ensemble des déchets produits sur notre territoire. Et qui dit nouveau décret… dit potentielles sanctions. La loi sur la transition énergétique dispose qu’un manquement à vos obligations est passible d’une astreinte journalière après mise en demeure et jusqu’à 150 000 € d’amende.
(cf Art. L 541-3 5° et art. L 541-46 du code de l’Environnement)
Confier la destruction de vos déchets à Sud Recyclage, la solution la plus fiable pour vos documents confidentiels.
Société de recyclage spécialisée, le cœur de métier de la société Sud Recyclage depuis plus de 30 ans, est la destruction des documents confidentiels en circuit court et sur site sécurisé. Cette mission engage l’ensemble des membres de Sud Recyclage dans une politique de confidentialité certifiée, mais aussi impacte l’ensemble des services proposés. Bennes sécurisées, cadenassées ou scellées au besoin, transport sécurisé etc.
Le transport des matières s’effectue sans aucune étape. Elles sont acheminées directement sur site sécurisé à Vailhauquès, par le biais d’une benne équipée d’un filet de sécurité.
Il est à noter que Sud Recyclage ne fait jamais appel à des sous-traitants dans le cadre de ses marchés sur la gestion des déchets confidentiels.
Accompagnement et traçabilité irréprochable dans son ADN
C’est aussi pour veiller pour vous aux obligations et dérogations qui vous concernent que Sud Recyclage entre en jeu ! Proposant bien plus qu’une simple déchetterie, la vocation de Sud Recyclage est de vous libérer l’esprit au quotidien des contraintes réglementaires incombant à la bonne gestion de vos déchets. Qu’ils soient confidentiels… ou non. En bref ; respect du RGPD, respect des lois environnementales, traçabilité de vos déchets en cas de contrôle, elle se charge de tout pour vous ! Et avec souplesse. Son équipe stable et sensibilisée s’adapte à vous et vous accompagne jour après jour pour vous permettre de respecter la légalité dans le respect de votre activité et de protéger durablement les informations détenues sur les documents collectés. Des services essentiels qui ne sont pas proposés par une déchetterie !
Afin d’en savoir plus sur les risques judiciaires et les lois existantes autour de la gestion de déchets des entreprises, référez vous au Code de l’Environnement, dans son livre V.
Simplicité, practicité et gain de temps offerts par leur service manutention
Au-delà de son service de mise à disposition de matériels divers, de collecte et de destruction certifiée de vos données, Sud Recyclage est l’une des rares entreprises de la région Montpelliéraine à proposer également à ses clients un service de manutention pour l’évacuation des déchets.
Grâce à son équipe formée et sensibilisée à la sécurité des données, elle veille à ce que le chargement des documents et leur transport se fassent dans la plus grande confidentialité jusqu’à leur destruction sous 24h, dans une broyeuse industrielle, et en mélange avec les multiples apports quotidiens.
Optimisation des coûts
Au-delà du gain de temps que la manutention peut représenter pour vos salariés, vous réalisez également des économies en confiant la gestion de vos déchets à Sud Recyclage plutôt qu’à une déchetterie. En effet, les coûts de gestion des déchets pour une entreprise s’élèvent en moyenne à 0,5 % du chiffre d’affaires. Ce n’est pas rien ! Car en effet, derrière la gestion des déchets se cachent en réalité de divers coûts, comprenant :
– la location du matériel de stockage,
– l’enlèvement et transport des déchets,
– le coût de traitement des déchets,
– la manutention,,
– la gestion interne et administrative…
Une optimisation de ces points à chaque étape peut impacter d’autres services et vous permettre de réaliser de vraies économies. À titre d’exemple, le choix d’une benne non sur-dimensionnée et parfaitement adaptée à vos besoins lors du dépôt de vos déchets impactera ensuite le choix du véhicule pour la collecte. Et un véhicule adapté, c’est plus économique à l’usage, mais aussi moins impactant pour l’environnement !
L’entreprise Sud Recyclage vous propose une visite sur site avant devis, la plus à même de vous conseiller sur le choix des services et options les plus adaptés. Et ainsi optimiser vos coûts financiers et environnementaux.
Choisir Sud Recyclage, c’est un pas de plus dans votre démarche RSE
Au-delà de ses services autour du recyclage que ne prodigue pas une déchetterie, Sud Recyclage se positionne également en véritable accompagnateur dans vos démarches envers la Responsabilité Sociétale des Entreprises (RSE). Acteur du développement durable, Sud Recyclage a en effet concrétisé son engagement par une labellisation RSE ISO 26000, via l’organisme LUCIE et le bureau de contrôle Bureau Véritas. Cette dernière, fièrement obtenue début 2020, fait régulièrement l’objet d’une évaluation rigoureuse de ses process. Dans toutes ses démarches quotidiennes, Sud Recyclage intègre une réflexion globale orientée autour de trois piliers : l’environnement, le bien-être des salariés et la satisfaction des clients. Elle permet ainsi à Sud Recyclage et à ses clients d’agir main dans la main pour réduire l’impact de leurs activités et optimiser le taux de déchets réinjectés dans la filière recyclage…
[JE CLIQUE ICI POUR EN SAVOIR PLUS SUR LA DÉMARCHE RSE]
Propager les valeurs de votre entreprise
Et en tant que manager ou chef d’entreprise, il est en effet important de montrer l’exemple et de rester cohérent avec les valeurs de l’organisme. On dit souvent que l’esprit d’équipe tourne autour d’un objectif commun : la réussite de l’entreprise. Oui… Mais pas que !
Au-delà d’un bon respect des règlements environnementaux ou du RGPD, il existe aussi des valeurs communes qu’il est parfois intéressant de cultiver dans une entreprise. Responsabiliser ses collègues et employés à une approche plus saine pour la confidentialité des documents ou pour l’environnement permet également de les engager à évoluer personnellement. Et ensemble. Cela peut passer par des petits changements au niveau des habitudes ou des gestes quotidiens, jusqu’à des campagnes de sensibilisation interne.
Montrez à vos salariés que vous tenez autant à votre entreprise, qu’à leurs données confidentielles ainsi qu’à l’environnement.
Et vous ? Quels sont les bons gestes que votre entreprise s’engage à inculquer à ses collaborateurs ? 🙂